Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer of klik hier om te accepteren. Accepteren Lees meer

VCMB - Verbonden door creditmanagement kennis!
VCMB

Optimaliseer je debiteurenbeheer

Het proces van een lead tot een betaalde factuur kan van onderneming tot onderneming verschillen, maar in grote lijnen is ons advies in de procedure bijna altijd vergelijkbaar. In dit artikel een goed voorbeeld van een optimaal proces om klanten te hebben die zowel je producten afnemen als ook hun facturen betalen.

Kijk eerst naar kredietwaardigheid prospect

Een verkooptraject begint altijd met een prospect of een daadwerkelijke aanvraag. Bij een lead is het verstandig om eerst te kijken of de prospect (of klant) wel kredietwaardig is.

Bereik een overeenkomst

Op basis van deze aanvraag kan het zijn dat je een offerte maakt voordat er een daadwerkelijk bestelling of verkoop plaats zal vinden. De essentie is echter altijd hetzelfde. De koper en de leverancier zullen een overeenkomst moeten bereiken over het product of de dienst (uiteraard verschilt een dergelijke overeenkomst per product, dienst of branche).

Stel leverdatum, moment facturatie en betalingstermijn vast

Het is belangrijk om in deze overeenkomst in ieder geval de leverdatum, moment van facturatie en de betalingstermijn vast te stellen. Natuurlijk zou je in een ideale wereld nog zaken moeten afspreken om de risico’s echt te beperken, maar dit zijn in de praktijk de belangrijkste punten.

Verzend de factuur op de dag van levering

Je levert de bestelde goederen of de dienst en verstuurt een factuur. In een optimaal debiteurenproces vindt de verzending van de factuur plaats op dag 0, vaak de dag van levering. Dit is het begin van de betalingstermijn.

Vraag of de klant de factuur heeft ontvangen

Het is verstandig om voor de vervaldatum contact op te nemen met de klant om te vragen of de factuur is ontvangen en of alles akkoord is. Hiermee voorkom je extra vertraging als er onverhoopt toch problemen zijn. Bij een vervaltermijn van 30 dagen zou dit op dag 15 kunnen plaatsvinden.

Verstuur een herinnering

Controleer op de vervaldag of de betaling binnen is gekomen. Wanneer de betaling niet binnen is gekomen, verstuur je een herinnering. Geef hierin aan dat je wilt weten wanneer de betaling plaats gaat vinden. De herinnering kun je het beste versturen op dag 32, als alle recente betalingen binnen zijn.

Nog eens bellen

Als de herinnering geen betaling oplevert, dan kun je met een telefoontje de debiteur nogmaals benaderen. Een telefonische aanmaning is over het algemeen een zeer effectief middel. Maak hierin duidelijke afspraken over de betaling. In ons proces zouden we deze telefonische aanmaning op dag 45, dus 15 dagen na de vervaldag versturen.

Tweede en laatste aanmaning

Wanneer de telefonische aanmaning nog niet heeft geholpen, kun je een (laatste) aanmaning versturen. Hierin geef je aan dat de factuur uit handen wordt gegeven aan een extern incassobureau wanneer er niet binnen 3 dagen betaald is.

Vordering uit handen geven

Vanaf dag 60 geef je de vordering daadwerkelijk uit handen, en wordt de minnelijke incassoprocedure verzorgd door een externe partij. Bij het uitblijven van betaling in de minnelijke incassofase bepaal je in overleg met je incassopartner of na de gerechtelijke stappen de moeite waard zijn.

Geen wet van Meden en Perzen

Zoals in het begin van het artikel al gezegd is dit proces een voorbeeld en geen wet van Meden en Perzen. De invulling hiervan is kan per branche verschillen en is voor ieder product en dienst anders. Uiteindelijk gaat het om de volgorde van de processen en de consistentie in de opvolging.

Deze visualisatie is een voorbeeld gebaseerd op het artikel.

optimaliseer debiteurenbeheer

Bron : Atradius

© 2017 VCMB Maatwerk software door Way2Web

Wanneer onderneemt u actie bij het signalen van betalingsachterstanden?

Laden ... Laden ...