Software

Creditmanagement software ondersteunt (delen van het) creditmanagement proces. Het credit management proces bestaat uit een keten van deelprocessen. Sommige creditmanagement software is speciaal voor één van die deelprocessen, andere verzorgen meerdere deelprocessen. De relevantie van een softwareoplossing wordt bepaald door uw rol in de creditmanagement keten.

De meeste softwareoplossingen zijn onder te verdelen in twee soorten:
• Er zijn oplossingen die de ERP applicatie van een organisatie aanvullen op het gebied van creditmanagement. Deze software ondersteunt de acceptatiefase, de facturatiefase en het debiteurenbeheer.
• Er zijn oplossingen voor creditmanagement organisaties, zoals bijvoorbeeld incassokantoren en gerechtsdeurwaarders. Deze software ondersteunt minimaal het proces van pre-incasso, minnelijke en gerechtelijke incasso.

FAQ Software
1. Wat is het voordeel van speciale credit management software ten opzichte van bijvoorbeeld Excel lijsten en losse Word documenten?
Credit management software zorgt er voor dat zodra de debiteur belt, mailt of aan de balie staat, u een compleet én gedetailleerd overzicht heeft wat de debiteur moet betalen.  Alles is gedocumenteerd, o.a. e-mails, telefoongesprekken, brieven, maar ook het betalingsgedrag op bijvoorbeeld een regeling. U werkt op deze manier een stuk efficiënter en kunt zich volledig richten op het innen van de vordering in plaats van het bij elkaar zoeken van de juiste gegevens van de debiteur.     
2. Waar moet u op letten als u credit management software selecteert?
Uiteraard is de eerste vraag die beantwoord moet worden welke type software u nodig heeft (zie inleiding). 
De tweede vraag is: welke automatiseringsgraad zoekt u? Bij grote aantallen of complexe processen is er behoefte aan een hogere automatiseringsgraad dan bij organisaties met een lager volume en een eenvoudig proces. Het derde punt is de benodigde functionaliteit. Met welk financieel systeem wilt u koppelen? Hoe wilt u communiceren met uw klanten? Heeft u meerdere opdrachtgevers? Een goede inventarisatie van de wensen en eisen is noodzakelijk voor een goede selectie. 
Ten slotte is het belangrijk dat u de service en continuïteit van de leverancier beoordeeld, immers het credit management is een bedrijfskritisch proces, dus u moet kunnen rekenen op een  betrouwbare leverancier.   
3. Wat zijn de voordelen van zelfbouw, een standaardpakket en een maatwerk softwareoplossing?
Steeds meer organisaties kiezen voor specifieke credit management software in plaats van zelfbouw, of van de (vaak simpele) aanmaningsmodule die bij hun ERP-systeem geleverd werd.
Software ontwikkelen is een vak apart. Welke processen moet de software ondersteunen. Wie krijgt welke autorisatie?  Wat kan er in de background gebeuren? Allemaal vragen waar u tijdens uw credit management werkzaamheden niet dagelijks mee te maken heeft. 
U moet vooral rekening mee houden dat de credit management markt een bewegende markt is. Wettelijke vereisten, maar ook zaken zoals andere (of nieuwe) wensen van uw medewerkers. 
Een softwareoplossing kan nu perfect aansluiten op uw wensen, maar als hier geen aanpassingen/aanvullingen op komen kan het zijn dat er in de loop van de tijd geen match meer is. 
4. Software kopen of huren?
Er zijn verschillende manieren op gebruik te kunnen maken van Credit Management software:
1.	Lokale installatie. U koopt licenties (vaak per staffel) en deze worden op een server bij u in huis geïnstalleerd.  U heeft naast aanschaf van de licenties ook kosten voor de hardware en het IT systeembeheer (o.a. back-up en beveiliging).
2.	Software as a Service. U betaald een vast bedrag per maand per gebruiker. Het nieuwe werken (locatie onafhankelijk werken) is ook met deze oplossing eenvoudig te realiseren, mits u een internetverbinding heeft. 
5. Welke rapportages dient de credit management software te genereren?
Management rapportages en het sturen op Key Performance Indicators (KPI's) is tegenwoordig vanzelfsprekend. Uw gebruikers vragen vaak om gedetailleerde rapportages, maar ook voor uw eigen management strategie zijn deze rapportages uitermate handig. U heeft immers inzicht in de onderdelen van uw proces welke geoptimaliseerd zouden kunnen worden.

U moet bij de selectie van uw credit management software/Business Intelligence tool nadenken over:

•	Outputformaat van de rapportages (PDF, HTML, Excel etc)

•	Verspreiding van het rapport (direct of via een scheduler)

•	Grafische weergave en mogelijkheid tot aanpassingen

•	Gebruikersgemak. Hoe makkelijk is het om zonder uw softwareleverancier een nieuwe rapportage samen te stellen?

VCMB Vakleden: