Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer of klik hier om te accepteren. Accepteren Lees meer

VCMB - Verbonden door creditmanagement kennis!
VCMB

Jaarrekening verplicht digitaal aanleveren

Vanaf 1 januari 2017 zijn kleine bedrijven verplicht de jaarrekening digitaal aan te leveren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dat moet via Standard Business Reporting.

Per bedrijfsklasse verschillende mogelijkheden

Vanaf boekjaar 2016 is digitaal deponeren verplicht en is op papier aanleveren niet meer mogelijk. Bereid u hierop voor. Hieronder ziet u per bedrijfsklasse de mogelijkheden hoe u uw jaarrekening kunt deponeren. In het document Vragen en antwoorden leest u of u verplicht bent digitaal te deponeren in enkele specifieke gevallen.

youtubeplay

Deponeren voor rechtspersonen in de bedrijfsklasse micro of klein

  1. Via uw financieel intermediair
    Het opstellen en/of deponeren van de jaarrekening kunt u overlaten aan uw boekhouder of accountant. Hij/zij kan deponeren via Standard Business Reporting (SBR). SBR is een system-to-system aanlevermethode om financiële rapportages op te stellen en te verzenden aan meerdere instanties zoals de Belastingdienst, KvK, CBS en verschillende banken. Informeer bij uw financieel intermediair of hij hierop is voorbereid. Is zijn software up-to-date? De meeste financiële en jaarrekeningensoftware is geschikt voor (het deponeren van) de digitale jaarrekening met SBR. Meer over SBR
  2. Met uw eigen software (SBR). De meeste financiële en jaarrekeningensoftware is geschikt voor (het deponeren van) de digitale jaarrekening met SBR; informeer bij uw softwareleverancier. U heeft naast software een PKIoverheidservices certificaat nodig, waarmee u uw jaarrekening kunt deponeren via de Digipoort. U hoeft niet per se een eigen certificaat te hebben; dit kan ook een verzamelcertificaat zijn van bijvoorbeeld uw softwareleverancier. Meer informatie vindt u op www.kvk.nl/sbr.
  3. ‘Zelf deponeren jaarrekening’, geschikt voor bv’s en nv’s. U voert de gegevens van de jaarrekening handmatig in en u verstuurt deze online. Ga naar Zelf Deponeren Jaarrekening voor het deponeren van de jaarrekening.
  4. Op papier via de post (tot en met boekjaar 2015): Kamer van Koophandel Team Deponeringen, Postbus 106, 3440 AC Woerden.

Deponeren voor rechtspersonen in de bedrijfsklasse middelgroot of groot

  1. SBR: SBR is een system-to-system aanlevermethode om financiële rapportages te maken en te verzenden aan meerdere instanties zoals de Belastingdienst, CBS en verschillende banken. Voor SBR heeft u of uw accountant of administratiekantoor financiële software nodig die voor SBR geschikt is, gecombineerd met een PKIoverheid services certificaat zodat u uw jaarrekening kunt deponeren via de Digipoort. De meeste financiële/jaarrekening software is geschikt voor (het deponeren van) de digitale jaarrekening met SBR(XBRL). Meer over SBR
  2. E-mail: u kunt jaarrekeningen middelgroot mailen naar jaarrekening.middelgroot@kvk.nl en jaarrekeningen groot naar jaarrekening.groot@kvk.nl
  3. Op papier via de post: Kamer van Koophandel Team Deponeringen, Postbus 106, 3440 AC Woerden.

U kunt zelf (gratis) controleren of de jaarrekening verwerkt is:

  • Typ uw KvK-nummer of de naam van uw bedrijf in ‘Zoeken’ rechtsboven op deze pagina.
  • Ga naar ‘Jaarrekeningen’ en bekijk de boekjaren.
  • Als uw boekjaar (bijvoorbeeld 2014) erbij staat, dan weet u dat deze is verwerkt.

Digitale deponeringen via SBR en via online service Zelf deponeren jaarrekening zijn direct zichtbaar in het Handelsregister.

Deponeringen op papier zijn na circa 5 werkdagen zichtbaar in het Handelsregister. Houdt u in de piekmaanden december tot en met februari rekening met een verwerkingstijd van maximaal 10 werkdagen.

Van een deponering van een niet vastgestelde (voorlopige) jaarrekening wordt geen publicatie gemaakt. U kunt deze deponering terugvinden onder het product ‘Documenten’ van uw bedrijf.

U moet uw jaarrekening uiterlijk 8 dagen na vaststelling deponeren bij de Kamer van Koophandel. De uiterste termijn voor vaststelling verschilt per rechtspersoon.

Regels voor het opmaken en vaststellen van de jaarrekening van een bv

  • Binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal 6 maanden uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn. LET OP: met ingang van boekjaar 2016 bedraagt deze termijn 5 maanden. Uitstel hoeft u niet te melden aan de KvK.
  • De aandeelhouders hebben vervolgens 2 maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Als uw boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar is dit 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar.

Let op: Als alle aandeelhouders van de bv tevens bestuurder of commissaris zijn dan leidt ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders en commissarissen meteen tot vaststelling, tenzij deze regel in de statuten wordt uitgesloten. Als ondertekening meteen leidt tot vaststelling, dan vervallen de 2 maanden die de aandeelhouders de tijd hebben om de jaarrekening vast te stellen en moet er binnen 11 maanden en 8 dagen na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn. Dit betekent dat bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar uiterlijk 8 december gedeponeerd moet zijn.

Uw accountant kan u advies geven over de termijnen die voor u gelden en welke wijze van vaststelling voor u van toepassing is.

Niet vastgestelde (voorlopige) jaarrekening

Als de jaarrekening niet (op tijd) is vastgesteld door de aandeelhouders, dan moet u de voorlopige jaarrekening deponeren. Deze voorlopige jaarrekening moet u 7 maanden na het einde van het boekjaar deponeren bij de KvK. Als u de maximale uitstel van 6 maanden heeft, dan moet u de jaarrekening dus 13 maanden na het einde van het boekjaar deponeren. LET OP: met ingang van boekjaar 2016 bedraagt de maximale uitsteltermijn 5 maanden en de maximale deponeringstermijn 12 maanden.

Wat gebeurt er als u de jaarrekening niet op tijd deponeert?

Als een onderneming failliet gaat, dan kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijk gesteld worden als de jaarrekening niet (op tijd) is gedeponeerd. Ook kan het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst een onderzoek instellen. Hier kan een strafrechterlijke veroordeling door de rechter uit voortvloeien. U kunt hiervoor een boete van enkele duizenden euro’s krijgen.

De deponeringsplicht geldt tot de datum van opheffing.

Welke gegevens u in uw jaarrekening moet vermelden, hangt af van de grootte van uw bedrijf. Ondernemingen zijn ingedeeld in 4 bedrijfsklassen: micro, klein, middelgroot of groot. Een onderneming valt in een bepaalde klasse als de jaarrekening 2 jaar achter elkaar voldoet aan minimaal 2 van de onderstaande eisen.

Micro Klein Middelgroot Groot
Activa < €350.000 €350.000 – 6 mln €6 – 20 mln > €20 mln
Netto-omzet < €700.000 €700.000 – 12 mln €12 – 40 mln > €40 mln
Gemiddeld aantal werknemers < 10 10 – 50 50 – 250 >250

De gegevens van de jaarrekening per bedrijfsklasse

In de onderstaande tabel vindt u per bedrijfsklasse de gegevens die u in uw jaarrekening moet opnemen. Vermeld ook altijd de datum waarop de jaarrekening is vastgesteld. Als de jaarrekening nog niet is vastgesteld, meld dan dat het om een voorlopige jaarrekening gaat.

Soort gegevens Grootte rechtspersoon
Micro Klein Middelgroot Groot
Beperkte balans X
Verkorte balans X
Enigszins vereenvoudigde balans X
Uitgebreide balans X
Vereenvoudigde winst- en verliesrekening X
Uitgebreide winst- en verliesrekening X
Beperkte toelichting X
Uitgebreide toelichting X X
Bestuursverslag X X
Overige gegevens
Accountantsverklaring X X
Statutaire regeling en voorstel omtrent winstbestemming of verwerking verlies X X
Lijst met bijzondere rechten inzake zeggenschap in de rechtspersoon X
Opgave van aantal winstbewijzen en dergelijke X X
Opgave van belangrijke gebeurtenissen na het einde van het boekjaar X X
Opgave van nevenvestigingen, hun namen en de landen waar ze gevestigd zijn X

Voor (advies over) het opstellen van een jaarrekening kunt u contact opnemen met een financieel specialist zoals een accountant, administrateur of belastingconsulent.

Deze organisaties moeten deponeren:

  • bv´s;
  • nv´s;
  • coöperaties;
  • onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • vof´s en cv´s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn;
  • vereniging en stichting met een onderneming die in 2 opeenvolgende boekjaren minimaal € 6 miljoen per jaar omzetten; LET OP: algemeen nut beogende instellingen (ANBI’s) moeten sinds 1 januari 2014 bepaalde gegevens op een internetsite publiceren. Meer informatie bij de Belastingdienst. Deze publicatieplicht staat los van de deponeringsplicht;
  • buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren. Zij moeten een jaarrekening in dezelfde vorm aanleveren als in het herkomstland;
  • ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap vallen. Zij moeten een jaarrekening deponeren volgens de Nederlandse regels en een jaarrekening volgens de regels van het herkomstland.
  • organisaties in enkele specifieke branches waaronder pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen.

Overige organisaties, zoals eenmanszaken, hoeven niet te deponeren.

Uitzonderingen bij deponeren

In een aantal gevallen hoeft u geen jaarrekening te deponeren. Vaak moet u dan wel een andere verklaring deponeren. De uitzonderingen zijn:

Dochterbedrijven

Een dochtermaatschappij hoeft geen eigen jaarrekening te deponeren, als deze aan de volgende voorwaarden voldoet:

  • De moedermaatschappij stelt zich aansprakelijk voor schulden van het dochterbedrijf met een aansprakelijkheidsverklaring (ook wel een 403-verklaring genoemd). Deze verklaring is gedeponeerd bij de KvK.
  • De leden of aandeelhouders hebben na de aanvang van het boekjaar en voor de vaststelling van de jaarrekening schriftelijk verklaard met afwijking van de voorschriften in te stemmen. Deze instemmingsverklaring moet elk jaar opnieuw gedeponeerd worden bij de KvK.
  • De moedermaatschappij deponeert een groepsjaarrekening (geconsolideerde jaarrekening) waarin de cijfers van het dochterbedrijf zijn opgenomen.

Uw accountant kan u meer vertellen over deze vrijstelling.

Pensioen-bv´s en stamrecht-bv´s

Een pensioen- of stamrecht-bv hoeft geen jaarrekening te deponeren, als deze in de bedrijfsklasse ‘klein’ of ‘micro’ valt en geen winst als doel heeft. U hoeft in dat geval alleen een accountantsverklaring te deponeren. In deze verklaring moet staan dat de onderneming dat jaar geen werkzaamheden heeft verricht buiten de doelomschrijving die in de statuten staat en dat artikel 396 lid 9 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing is. U moet wel direct de balans met toelichting beschikbaar stellen als schuldeisers, aandeelhouders of certificaathouders daar om vragen.

Bij brand of diefstal

Als u door brand of diefstal van uw administratie geen jaarrekening kunt opstellen, dan kunt u in sommige gevallen vrijstelling krijgen. U kunt deze vrijstelling aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland van het Ministerie van Economische Zaken. Voor het boekjaar 2015 kan dit tot uiterlijk 31 januari 2017. De verklaring van de vrijstelling moet u deponeren bij de Kamer van Koophandel via Postbus 106, 3440 AC Woerden.

Bron : KvK

Gerelateerde artikelen

© 2018 VCMB Maatwerk software door Way2Web

Wanneer onderneemt u actie bij het signalen van betalingsachterstanden?

Laden ... Laden ...