Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer of klik hier om te accepteren. Accepteren Lees meer

VCMB - Verbonden door creditmanagement kennis!
VCMB

Overheid accepteert vanaf 2017 alleen nog digitale nota’s

Bedrijven die voor de Rijksoverheid werken, moeten er rekening mee houden dat ze vanaf 2017 alleen nog digitale nota’s kunnen indienen. Ze hebben nog 2 maanden om op elektronisch factureren over te stappen. Lagere overheden volgen de overgang ‘in eigen tempo’.

De Rijksoverheid neemt papieren nota’s vanaf 1 januari simpelweg niet meer in behandeling. Met deze verandering laat de Rijksoverheid de arbeidsintensieve, inefficiënte, fout- en fraudegevoelige papieren factuurstromen achter zich. Vanaf volgend jaar zijn rekeningen sneller te valideren, betalen en af te handelen.

MKB-Nederland is blij met dit initiatief van minister Kamp (Economische Zaken). Nederlandse bedrijven versturen ieder jaar zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid, waarvan 1,5 miljoen aan de rijksoverheid. De verwachting is dat Nederland door de maatregel van de overheid versneld over zal gaan op e-facturatie. Inclusief de papier-, transport-, porto- en verwerkingskosten levert de overstap tientallen miljoenen euro’s aan lastenbesparing op.

E-factureren

Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Rijksoverheid stapt per 1 januari 2017 over op e-factureren

Het kabinet heeft met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De betrokken partijen – VNO-NCW/MKB NL, Bouwend Nederland, Nederland ICT, TLN, ZZP Nederland, SRA, ABU/SETU – willen dat de Rijksoverheid deze voortrekkersrol vervult om zo e-factureren in Nederland definitief op de kaart te zetten en te zorgen dat bedrijven en medeoverheden versneld op e-factureren overgaan. Want ook gemeenten, provincies en waterschappen zullen volgen met het implementeren van de voorzieningen om e-facturen te kunnen ontvangen. E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen. Alle partijen die hierbij betrokken zijn onderkennen dat zo’n mijlpaal noodzakelijk is.

Europese richtlijn

Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de overheid. Deze facturen worden nog voor een groot deel handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld. Daarom stimuleert het Ministerie ven Economische Zaken al langer dat bedrijven elektronische facturen verzenden naar de overheid. Met de mijlpaal van 1 januari 2017 is daar nu ook een concrete datum aan gekoppeld. Het Ministerie vindt dat Nederland niet kan achterblijven bij de groei van e-factureren die momenteel in Europa plaats vindt. Bovendien bepaalt de Europese richtlijn (2014/55/EU) dat uiterlijk eind 2018 alle aanbestedende diensten in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.

Realiseren van de voorzieningen

Momenteel worden de laatste voorzieningen bij alle departementen en Rijksdiensten getroffen zodat al ruim vóór 1 januari 2017 e-facturen kunnen worden ingediend.
Medeoverheden en (andere) aanbestedende diensten zullen zelf hun eigen voorzieningen tijdig ingericht moeten hebben. Zij kunnen daarvoor hulp krijgen vanuit het programmabureau e-factureren bij PIANOo.

Mogelijkheden voor e-factureren aan de overheid

In principe bestaan er voor bedrijven verschillende mogelijkheden om e-facturen te versturen aan de (Rijks)overheid:

  • vanuit de eigen (boekhoud)software van bedrijven via Simplerinvoicing. Dat is het netwerk van ERP/ accounting pakketten en e-facturatie dienstverleners. Via dit netwerk wordt het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit eigen software, die direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie kan worden ingelezen.
  • via een aansluiting op Digipoort, de centrale ICT infrastructuur van de (Rijks)overheid waar berichtenverkeer wordt afgehandeld. Een eigen aansluiting op Digipoort is vooral voor bedrijven die veel facturen aan de (Rijks)overheid sturen. Digipoort controleert of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is en zorgt ervoor dat ze snel bij de juiste overheidsorganisatie terechtkomt.
  • via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Bedrijven en (hun contactpersonen bij) de Rijksdienst zullen daarover 1 op 1 contact moeten leggen en specifieke afspraken maken om aan te kunnen sluiten.

Op welke wijze naar medeoverheden en (andere) aanbestedende diensten e-factureren kunnen worden gestuurd, is mede afhankelijk van hoe deze overheidsorganisaties zelf hun voorzieningen inrichten. Ook een e-mail met XML bijlage kan door medeoverheden als e-factuur beschouwd worden.

Bron : Digitale overheid

Gerelateerde artikelen

© 2018 VCMB Maatwerk software door Way2Web

Wanneer onderneemt u actie bij het signalen van betalingsachterstanden?

Laden ... Laden ...