Deze website maakt gebruik van cookies. Lees meer of klik hier om te accepteren. Accepteren Lees meer

VCMB - Verbonden door creditmanagement kennis!
VCMB

FAQ’s Software

Creditmanagement software ondersteunt (delen van het) creditmanagement proces. Het creditmanagement proces bestaat uit een keten van deelprocessen, van acceptatie en facturatie tot en met gerechtelijke incasso. Sommige creditmanagement software is speciaal voor één van die deelprocessen, andere verzorgen meerdere of nagenoeg álle deelprocessen. De relevantie van een softwareoplossing wordt bepaald door de rol in de credit management keten.

Deze softwareoplossingen worden vaak op één van de volgende twee manieren in gebruik genomen:
• Als totaaloplossing voor bijvoorbeeld incasso- en gerechtsdeurwaarderskantoren. Vaak is zelfs de financiële administratie geïntegreerd in het pakket. Een alles-in-één-oplossing.
• Als (deel)oplossing die de huidige ERP-applicatie van een organisatie aanvult. Ook hierbij geldt dat feitelijk alle fasen in het credit management proces ondersteund en aanvullend geautomatiseerd kunnen worden.

Wat is het voordeel van speciale credit management software ten opzichte van bijvoorbeeld Excel lijsten en losse Word documenten?

Credit management software zorgt er voor dat er altijd en voor iedereen een compleet én gedetailleerd overzicht is per debiteur (centraal klantbeeld). Alles is gedocumenteerd, e-mails, (telefoon)gesprekken, brieven, scans, maar ook het betalingsgedrag ligt digitaal vast. Door gebruik te maken van agenda’s (taken) en automatische workflows, werkt u een stuk efficiënter en kunt zich volledig en tijdig richten op het innen van de openstaande vorderingen.

De gewenste automatiseringsgraad is eenvoudig uit te breiden. Door gebruik te maken van bestaande koppelingen en modules voor bijvoorbeeld dataverrijking of het automatisch inlezen van bankafschriften, wordt uw proces steeds beter. Hetgeen leidt tot meer en snellere betalingen en dat tegen lagere kosten.

Waar moet u op letten als u creditmanagement software selecteert?

Uiteraard is de belangrijkste vraag hoe u de software binnen uw organisatie wilt gebruiken (binnen welke fase(n) van het credit management proces). Welk probleem wilt u oplossen? Ook is van belang dat u weet welke automatiseringsgraad u zoekt. Bij grote aantallen of complexe processen kan er behoefte ontstaan aan een hogere automatiseringsgraad dan bij organisaties met een lager volume en een eenvoudiger proces.

Een ander belangrijk punt is de benodigde functionaliteit. Wat moet er kunnen en met welke systemen wilt u koppelen? Een goede inventarisatie van de wensen en eisen is noodzakelijk voor een goede selectie.

Daarnaast is het goed u vooraf nader te laten informeren of recente of opkomende veranderingen in wet- en regelgeving automatisch worden doorgevoerd binnen uw software pakket. Tenslotte is het belangrijk dat u de service en continuïteit van de leverancier beoordeelt, immers creditmanagement is een bedrijf kritisch proces dus u moet kunnen rekenen op een betrouwbare leverancier.

Waarom specifieke credit management software?

Steeds meer organisaties kiezen voor specifieke credit management software in plaats van zelfbouw, of van de (vaak eenvoudige) aanmaningsmodule die bij hun ERP-systeem geleverd werd.

De huidige generatie credit management software beschikt over zeer uitgebreide functionaliteit, sluit volledig aan bij de huidige wet- en regelgeving en is technisch volledig van deze tijd. De credit management markt is een dynamische markt. Wettelijke vereisten, maar ook zaken zoals andere (of nieuwe) wensen van uw medewerkers, (interne) opdrachtgevers én klanten vragen om een continue doorontwikkeling. Credit management software ontwikkelen is een vak apart. Door gebruik te maken van specifieke credit management software verhoog je het rendement van je proces.

Software kopen of leasen?

Er zijn verschillende manieren om gebruik te kunnen maken van credit management software:
1. Software as a Service (SaaS of Hosting/Hosted).
U betaalt een vast bedrag per maand per gebruiker. Het nieuwe werken (locatie onafhankelijk werken) is ook met deze oplossing eenvoudig te realiseren, mits u een internetverbinding heeft.
2. Lokale installatie.
U koopt licenties (vaak per staffel) en deze worden op een eigen server geïnstalleerd. U heeft naast aanschaf van de licenties ook kosten voor de hardware en het IT systeembeheer (o.a. back-up en beveiliging).

Welke rapportages dient de creditmanagement software te genereren?

Management rapportages en het sturen op Key Performance Indicators (KPI’s) is tegenwoordig vanzelfsprekend. U moet bij de selectie van uw credit management software nadenken over:
• Outputformaat van de rapportages (PDF, HTML, Excel etc.)
• Verspreiding van het rapport (direct of via een scheduler)
• Grafische weergave en mogelijkheid tot aanpassingen
• Gebruikersgemak. Hoe makkelijk is het om zonder uw softwareleverancier een nieuwe rapportage samen te stellen?

Is de veiligheid van uw data gewaarborgd?

U bent werkzaam in een vakgebied waar omgegaan wordt met uiterst gevoelige data. U wilt dan ook niet het risico lopen dat data van uw debiteuren per ongeluk op straat komt te liggen. Hoe heeft uw potentiele leverancier de dataveiligheid gewaarborgd? Uw leverancier bewaakt uw informatie ofwel op een lokale beveiligde server, óf deze wordt via de software leverancier gewaarborgd in een streng beveiligd (extern) datacentrum.

© 2020 VCMB - Website door: New Fountain

Wanneer onderneemt u actie bij het signalen van betalingsachterstanden?

Laden ... Laden ...