Zeven redenen om te bellen in plaats van schrijven

Klantcontact zorgt ervoor dat uw klanten sneller betalen. Afhankelijk van hoe uw beleid in elkaar steekt en welke relatie u heeft of wilt hebben met uw klanten, kan bellen effectiever zijn dan het sturen van een brief of e-mail. Door elementen van de voorbereiding en prioritering te automatiseren, komt er (meer) tijd vrij om de telefoon op te pakken en de klanten te bellen die baat hebben bij direct contact. Hier zijn zeven redenen waarom het directe klantcontact een effectievere manier kan zijn om resultaat te bereiken in credit management.

1. Proactiviteit

Bellen is een meer proactieve benadering dan andere vormen van correspondentie. Hiermee laat u zien dat u betrokken bent bij het halen van uw doelen evenals die van uw klant: samen obstakels verwijderen die ervoor zorgen dat er niet wordt betaald.

2. U spreekt de juiste persoon

Wanneer u belt, is de kans groot dat u de juiste contactpersoon aan de lijn krijgt. Dit is van belang wanneer het gaat over openstaande posten en betalingen. Door de juiste persoon aan de lijn te krijgen, heeft u direct de feiten en details boven tafel.

3. Direct resultaat

Geen ander medium heeft zulk direct resultaat als een telefoongesprek. Wanneer u uw klant aan de lijn heeft, kunt u direct zakendoen. Dit ligt anders wanneer u moet wachten op een antwoord op een brief of e-mail.

4. Toezegging: twee kanten op

Wanneer u een brief of e-mail stuurt, vraagt u een klant om toezegging, maar dat betekent niet dat u die toezegging krijgt. Wanneer u uw klant belt en de opties bespreekt, komt u uit op een toezegging in plaats van een vraag die één kant op gaat.

5. Doorpakken op ontevredenheid

Wanneer u de klant spreekt, kunt u snel te horen krijgen of er zaken zijn waarover hij ontevreden is betreffende de facturen. Hoe eerder u hier achter bent, des te sneller u de hoofdoorzaak kan oplossen en verder kan gaan.

6. Opbouwen van klantintimiteit

Klantintimiteit verlengt de relatie waar de rest van de organisatie tijd en geld in heeft geïnvesteerd om op te bouwen. De tijd nemen om de klant te spreken, is een integraal onderdeel van het opbouwen van klantintimiteit en het écht begrijpen van uw klanten.

7. Oppikken van verborgen signalen

Wanneer u iemand aan de lijn heeft, kunt u emoties en gedrag opvangen die u wellicht mist wanneer u geschreven correspondentie verstuurt. Hierop kunt u dan direct inspelen en doorvragen, en de ware motivatie boven tafel brengen.